「ウチはMicrosoft 365を契約しているからGoogle Workspaceはいらないと思うんだよね」「AIを導入したいけれど、ChatGPTやCopilotなどの法人向けの有料版は高いから躊躇している」もし社長がそうお考えなら、実は年間で数十万円単位の「見えない損」をしているかもしれません。
本日は、難しいITの話は抜きにして、TOSSが提案している「一番コストパフォーマンス良く、会社をデジタル化する方法」をお伝えします。
「全部入り」か「追加課金」か
まず、会社のITコストを考える上で、絶対に知っておいていただきたい事実があります。それは、Microsoft 365（旧Office 365）とGoogle Workspace（旧G Suite）の「中身の違い」です。
Microsoft 365
WordやExcelはとても良いアプリケーションですが、社内専用の業務アプリやAIなどの高度な機能を使おうとすると、「追加料金」や「上位プランへの変更」が必要になることが多いです。
Google Workspace
メールやカレンダーだけでなく、なんと「Gemini（AI）」や「AppSheet（業務アプリ）」まで、最初から月額料金に含まれています。
宿泊プランに例えると、Microsoft 365は「素泊まりプラン（食事は別料金）」、Google Workspaceは「オールインワンの食事付きプラン」のようなイメージです。
業務アプリを入れる場合のコスト比較
例えば、社員20名の会社で法人向けのセキュアなAIを導入したいとします。「Microsoft 365とCopilotを使用する場合」と「Google WorkspaceとGeminiを使用する場合」で、どれくらい差が出るか比較してみましょう。
【例：20名で利用する場合の年間コスト試算】
※プランはいずれも Business Standard を前提としています
| 比較項目 | パターンA： Microsoft 365 ＋ Copilot | パターンB： Google Workspace |
| AI | Microsoft 365 Copilot Business (別契約) | Gemini PRO / NotebookLM PRO (プランに含まれる) |
| クラウドストレージ | 1ユーザーあたり1TB | 最大40TB ※ストレージプール（1ユーザー毎に2TBが追加され、社内で共有される） |
| クラウドストレージ（社内共有用） | 1.2TB | 40TB ※ストレージプール |
| 1人月額(税別) ※年払いの場合 | 5,022円 （MS365：1,874円 / Copilot：3,148円） | 1,600円 |
| 年間総額(税別) | 1,205,280円 | 384,000円 |
| 結果 | 割高 | 年間 821,280円削減 |
パターンAでは「基本料 ＋ AI使用料」の支払いが発生してしまいますが、パターンBなら追加費用0円で、法人向けのセキュアなAIも利用できます。
パターンBの方が割安なのに、社内共有用のクラウドストレージはパターンAの33倍以上の容量があります。さらに、業務アプリを活用するためのノーコードツールまで含めて考えると、毎月約5倍ものコスト差が出ます。
なお、Microsot 365 は2026年7月に値上げの発表があり、Business Standard が$14(約2,200円程度)になるようですので、また更に価格差が出そうです。
おすすめは「いいとこ取り」のハイブリッド
「でも、うちは昔からExcelだし、Googleのスプレッドシートは使いにくいと社員が言うんだよ…」ご安心ください。私たちTOSSが提案するのは、「Excelをやめる」ことではありません。一番賢いのは、以下のようなハイブリッド（いいとこ取り）な使い方です。
- 必要な場面では「Excel・Word」を使用する
行政関係の書類やその他必要な場合は今まで通りExcelやWord（Office）を使いましょう。無理に変える必要はありません。 - データの保管と共有などの仕組みは「Google」
作ったファイルの保存、社員間の共有、そしてAI活用や業務アプリは、コスパ最強のGoogle Workspaceを使用します。
これなら、社員の使い勝手は変わらず、裏側の仕組みだけをGoogleに移すことで、コストを抑えながら最新のAIやアプリ機能使い放題の環境が手に入ります。
まとめ
- Microsoft 365だけで全てをやろうとすると、割高になることがある。
- Google Workspaceは、アプリ機能やAIもコミコミで費用対効果が高いので、AI導入だけで考えても Google Workspace の方がお得。
- 「必要な作業はExcel、共有と仕組みはGoogle」の併用が、中小企業の勝ちパターン。
「うちの契約だと、どれくらい安くなるの？」「Googleのおまけ機能で何ができるの？」と気になった経営者様、ぜひ一度ご相談ください。貴社に最適なプランを提案させていただきます。
